Merancang ruang virtual untuk menjalankan bisnis bisa menjadi tugas yang melelahkan, tetapi dengan perencanaan yang matang, hal itu dapat dilakukan dengan relatif mudah.
Berikut adalah beberapa langkah penting yang harus dilakukan saat mendesain virtual office jakarta Anda:
1. Tentukan tujuan ruang virtual
Meskipun mungkin terlihat jelas bahwa ruang tersebut akan berfungsi sebagai kantor pusat bisnis virtual office jakarta Anda, penting untuk memikirkan untuk apa lagi ruang tersebut akan digunakan.
Apakah Anda akan bertemu klien di ruang tersebut? Mewawancarai calon karyawan? Mengadakan rapat tim atau sesi pelatihan? Semua aktivitas ini akan membutuhkan jenis ruang yang berbeda dan perlu diperhitungkan saat mendesain virtual office jakarta Anda.
Ruang virtual dapat melakukan keajaiban untuk pekerjaan kolaboratif jarak jauh tetapi juga dapat berfungsi sebagai pusat sosial bagi karyawan jarak jauh untuk menjalin ikatan. Apakah Anda akan bersandar pada satu atau yang lain atau Anda ingin kantor Anda menjadi perpaduan yang sehat dari keduanya?
Ini semua adalah pertanyaan penting yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri sebelumnya untuk menghemat uang, waktu, dan sakit kepala di jalan.
2. Menentukan tema
Dengan bantuan tim Anda, mulailah memikirkan suasana seperti apa yang ingin Anda ciptakan dengan ruang virtual office jakarta Anda. Apakah Anda ingin menjadi menyenangkan dan hidup atau lebih tenang dan serius?
Tema kantor Anda akan memandu proses desain dan membantu memastikan bahwa semua pilihan dekorasi Anda bekerja sama dengan baik.
Selain itu, jika Anda berencana mengadakan rapat dengan klien di ruang virtual Anda, penting untuk memastikan bahwa tema yang Anda pilih selaras dengan citra dan nilai profesional perusahaan Anda. Anda tidak ingin calon klien mendapatkan kesan yang salah tentang bisnis Anda.
3. Selenggarakan sesi desain untuk virtual office jakarta Anda
Salah satu hal pertama yang kami sarankan di Kosy kepada pengguna baru kami adalah masuk ke ruang konferensi sementara dengan tim jarak jauh mereka untuk merancang virtual office jakarta baru mereka.
Dengan melibatkan tim jarak jauh Anda dalam proses pengambilan keputusan tentang tata letak virtual office jakarta, kemungkinan besar Anda akan menciptakan ruang yang akan mendorong kolaborasi dan kreativitas.
Selain itu, perlakukan pengalaman ini tidak hanya sebagai cara untuk bertukar pikiran tentang bagaimana ruang harus disusun tetapi juga sebagai pengalaman ikatan virtual. Bersuara tentang tampilan dan fungsi ruang kantor baru mereka dapat sangat membantu dalam menumbuhkan semangat tim.
4. Biasakan diri dengan virtual office jakarta
Saat virtual office jakarta Anda terbentuk, penting untuk membiasakan diri dengan ruang dan cara kerjanya.
Tidak terbiasa dengan perangkat lunak baru dapat menghambat produktivitas secara signifikan, jadi biasakan karyawan Anda sesegera mungkin.
Jadwalkan waktu untuk diri sendiri dan tim Anda untuk menjelajahi ruang baru, menguji berbagai fitur, dan menjawab setiap pertanyaan yang muncul.
Mungkin juga bermanfaat untuk membuat tutorial singkat atau penelusuran ruang untuk pengguna baru. Ini akan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama dan mengetahui cara menggunakan semua fitur yang tersedia untuk mereka.
5. Bangun etiket komunikasi
Sesuatu yang tidak sering dibicarakan tetapi menimbulkan salah satu tantangan paling umum di ruang kerja jarak jauh adalah kurangnya etiket komunikasi yang jelas.
Di virtual office jakarta, tim jarak jauh Anda akan mengalami pergeseran dari komunikasi asinkron menjadi kemampuan untuk “berjalan” ke seseorang untuk mengobrol cepat.
Fitur unik ini dapat meningkatkan kebahagiaan karyawan dan semangat tim, menghasilkan lonjakan produktivitas yang didorong oleh kolaborasi biasa.
Namun, itu juga dapat menyebabkan banyak interupsi dan gangguan yang tidak perlu jika tidak dikelola dengan benar.
Untuk mengurangi hal ini, kami menyarankan untuk menyiapkan beberapa ruangan di mana anggota tim dapat fokus tanpa terganggu serta ruang sosial untuk percakapan yang lebih santai. Sekarang, tim jarak jauh Anda akan mengetahui bahwa jika seseorang menempati “Ruang Fokus”, mereka tidak boleh diganggu kecuali benar-benar diperlukan.